Monitoring a RODO – co warto wiedzieć?
Monitoring wizyjny to obecnie jedno z podstawowych narzędzi wspierających ochronę mienia i bezpieczeństwa osób. Jednak w momencie, gdy rejestrowany obraz umożliwia identyfikację osoby, wchodzimy w zakres przepisów dotyczących ochrony danych osobowych. Monitoring a RODO to temat, który często budzi wątpliwości – szczególnie wśród osób prywatnych oraz administratorów firm i wspólnot mieszkaniowych. Przepisy RODO jasno wskazują, że jeśli na nagraniu widać wizerunek osoby, a tym bardziej tablicę rejestracyjną czy inne cechy pozwalające ją zidentyfikować, mamy do czynienia z przetwarzaniem danych osobowych.
Kiedy monitoring podlega RODO i jak go stosować zgodnie z przepisami?
To, czy monitoring podlega RODO, zależy od jego zasięgu i celu. Jeżeli kamery obejmują wyłącznie prywatną przestrzeń – np. podjazd lub ogród, a obraz nie wychodzi poza granice działki – nie ma obowiązku stosowania regulacji wynikających z RODO. Sytuacja zmienia się, gdy monitoring wychodzi poza granice własności i rejestruje fragment chodnika, ulicy, bramy sąsiada lub wejścia do bloku. Wówczas wkraczamy w przestrzeń wspólną lub publiczną, a to oznacza konieczność spełnienia wymogów jako administrator danych. RODO ma zastosowanie również wtedy, gdy monitoring służy celom związanym z prowadzeniem działalności gospodarczej. Nawet jeśli system zamontowany jest wyłącznie na użytek właściciela firmy, a obraz nie jest udostępniany osobom trzecim, nadal mamy do czynienia z przetwarzaniem danych osobowych. Tak samo jest w przypadku wspólnot mieszkaniowych. Kamery instalowane na korytarzach, klatkach schodowych czy przy wejściach muszą być zgodne z prawem, a ich istnienie powinno być poprzedzone odpowiednią uchwałą i dokumentacją.
W praktyce często zapomina się, że nawet krótkie nagranie z przechodzącą obok osobą, jeśli można ją rozpoznać, również podlega RODO. To oznacza, że każda instalacja monitoringu – zarówno prywatnego, jak i firmowego – powinna być poprzedzona analizą zakresu jego działania. Zbyt szeroki zasięg kamer, obejmujący obszar poza kontrolowaną nieruchomość, może naruszać przepisy i prowadzić do nieprzyjemnych konsekwencji – nie tylko formalnych, ale też w relacjach z sąsiadami lub pracownikami.
Jak wdrożyć monitoring zgodny z RODO?
Wdrożenie monitoringu zgodnego z RODO nie sprowadza się wyłącznie do przykręcenia kamery i zawieszenia tabliczki informacyjnej. Aby cały system działał legalnie, musimy przeanalizować jego cel, zakres oraz sposób przechowywania materiału. Pierwszym krokiem powinno być określenie, czy system jest rzeczywiście niezbędny. RODO wymaga, aby każde przetwarzanie danych było proporcjonalne – czyli adekwatne do celu, który chcemy osiągnąć. Ochrona mienia, kontrola dostępu czy bezpieczeństwo mieszkańców to cele uzasadnione, ale muszą być wyraźnie nazwane i opisane w dokumentacji. Kolejnym elementem jest opracowanie polityki monitoringu. W praktyce to dokument, który zawiera informacje o tym, kto administruje systemem, jak długo przechowywane są nagrania, jaki jest zakres monitoringu i w jakich przypadkach osoba zarejestrowana może żądać dostępu do danych. Nawet jeśli mamy tylko kilka kamer, polityka ta pozwala udokumentować zgodność z przepisami i ułatwia udzielenie odpowiedzi w razie kontroli lub zapytania.
Informacja o monitoringu musi być również przekazana osobom, które mogą znaleźć się w jego zasięgu. Zgodnie z art. 13 RODO, obowiązek informacyjny powinien być spełniony już przy wejściu na teren objęty nadzorem. Tabliczka z piktogramem to nie wystarczający komunikat. Należy także wskazać administratora danych, cel rejestracji, kontakt oraz czas przechowywania nagrań. Im bardziej precyzyjna i czytelna forma, tym lepiej spełni ona swoją rolę. Poza aspektami prawnymi liczą się również kwestie techniczne. Kamery powinny być skonfigurowane tak, aby nie obejmowały większego obszaru niż to konieczne. Rejestrator musi być zabezpieczony przed dostępem osób nieupoważnionych, a zapisane dane przechowywane tylko tak długo, jak to jest potrzebne. Praktyka pokazuje, że okres 14–30 dni jest wystarczający w większości przypadków. Nagrania nie mogą być przechowywane „na zapas”, ponieważ narusza to zasadę minimalizacji danych. Wdrożenie monitoringu zgodnego z RODO to nie tylko obowiązek, ale też sposób na uniknięcie ryzyka prawnego.
